日本能率協会 JSTC技術英語専任講師 中山裕木子
メールに続いて、日々の業務で技術者が作成することが多い「議事録」について説明します。
【議事録って何？】
議事録（meeting minutes）は、会議や打ち合わせの内容、経過、決定事項を記録する文書です。会議後に速やかに作成・共有し、会議の欠席者も含めて情報を確認し合い、記録に残します。記録することで、会議関係者の業務履行義務を確認することができます。会議の名称と日時、場所、参加者と欠席者といった基本情報から書き出し、会議の議題や目的、決定事項、今後のアクションを記録します。決定事項に至った過程も記載します。
必要情報を不足なく含めること、簡潔な英語で書くことが大切です。また、会議での口頭発言そのままではなく、要点をまとめ、書き言葉に変えて記録します。求められる記録の詳細度に応じて作成します。
【議事録の基本フォーマット】
1-1 会議の名称、日時、開催場所 1-2 議長、参加者、不参加者 出席者の名前と役職。Mr. Ms.などの敬称は省略しフルネーム＋コンマと肩書きを書く。肩書きは丸括弧に入れてもよい。社外参加者を含む場合には役職・所属団体名・フルネームを書く。
会議資料から記載する。事前に準備しておく。箇条書きで書いてもよい。
|
【議事録の作成ステップ】
操作手順の見出しは4種から選ぶ
会議の議事録の作成（to take meeting minutes）を依頼された場合、次のステップにしたがって準備し作成しましょう。作成した議事録をメール配布する場合の方法も知っておくとよいでしょう。
ステップ1：会議前の準備
- 議題（agenda）の事前配布があれば、それを元にアウトラインを作成しておく。参加予定者（社内・社外）の名前・肩書きも入手し、固有名詞にスペルミスがないように準備する。
- 参考資料があれば、議事録と一緒に保管用（および不参加者や関係者への配布用）に準備する。
- 議事録にどの程度の詳細を記録するべきかについて、依頼者に確認しておく。
ステップ2：会議中にメモを取る
- 適切なツール（例：手書きメモ、アプリケーションソフト、PC上でのMSワード）を使って会議中にメモを取る。決定事項と期限の日付、責任者がわかるようにメモを取る。主観を入れず、客観的な報告に徹する。
ステップ3：議事録の執筆
- 会議終了後、決定事項、経過、今後の予定の記録を速やかにまとめる。
- 客観的に記載する（個人解釈を避け、事実に基づき記載する）。時制を整える。参考資料があれば、参照先情報を記載するか付録（appendix）として添付する。
ステップ4：議事録の承認と送付
- 議事録が完成したら、必要箇所（議長など）の承認を得る。加筆修正の指示に従う。必要な相手（通常は会議の参加者・不参加者および指定された関係者）に議事録を共有する。共有方法（メール送付、ファイルシステムでの共有、クラウドでの共有など）を事前確認し、例えばメール送付の場合にはメールを作成しておく。
|
議事録をメールで送る：会議の議事録が完成し、関係者に送るメールの例
Sept 15 sales meeting minutes 9月15日の営業会議議事録
Dear all, 会議参加者宛にallとする
Thank you for the sales meeting today. Please find the attached minutes of the meeting, and check them to see if I have missed any information or made any mistakes. If you find anything, please let me know.
Also, see the action items at the bottom of the minutes. Please be sure not to miss any deadlines.
（本日の営業会議をありがとうございました。議事録を添付しますので、抜けや誤りが無いか確認をしてください。何かあればご連絡をください。議事録の末尾に実施項目を記載しています。期限を守るようにお願いします。）
Regards,
Miho Sugita |
ステップ5：議事録の保管
- 完成した議事録を適所に保管する。ネットや別の適所に保管場所が定められる場合もあれば、印刷した書類をファイルに保管する場合もある。また、次回会議の冒頭で議事録を承認する（修正があればあわせて行う）ことが多い。修正があれば、修正版を保管する。
【英文を部分的に省略して短縮する方法】
議事録では、メモのように本文を短く書くことや、箇条書きを使って短く書くことがあります。短縮する際には主に４つの方法があります。
① 主語を省略して動詞（過去形・現在形）ではじめる
Discussed potential issues regarding the new payment system.
（新支払いシステムの問題点を議論した。）
＊Weを省略して動詞から開始。短縮前の文はWe discussed potential issues regarding the new payment system.
Need to overcome the cost problem for our new HK series.
（新商品HKシリーズのコストの問題を解決する必要がある。）
＊We need to…の主語Weを省略して動詞（現在形）ではじめる。
② これから起こることをTo + 動詞で明示する
To overcome the cost problem for our new HK series.
（新商品HKシリーズのコスト問題を克服する必要がある。）
＊We aim/need to overcome the cost problem for our new HK series.からの短縮。
③ be動詞を省く
Meeting adjourned at 6:08 pm.
（会議は午後6時8分に休会した。）
＊The meeting was adjourned at 6:08 pm.からの短縮。
Approval of Minutes:
Minutes of June 1, 2019 approved with no additions or corrections.
（議事録の承認：2019年6月1日の会議議事録は加筆修正無しに承認された。）
＊The minutes of June 1, 2019 were approved with no additions or corrections.からの短縮。ピリオド有り・無し選択可（短縮しない場合にはピリオド必要）。
Resignation of Secretary position of Planning Commission by John Lewis due to medical reasons.
- Resignation accepted
（体調の都合による企画委員会の秘書John Lewisの辞任は承認された。）
＊His resignation was accepted.からの短縮。
④ 冒頭の冠詞theを省く
- Manager approved the plan.
＊Managerの冠詞theを省略。短縮前の文はThe manager approved the plan.
【議事録の作成サンプル】
議事録のフォーマットは様々です。完全な文を主に使って記載するものから、表に記入する例などがあります。
|
例1：取締役会議（Board meeting, regular）
|
作成例：説明に下線
|
ABC Corporation Regular Board Meeting Minutes April 20, 2019
Opening The regular meeting of ABC Corporation was called to order at 11:00 AM on April 20, 2019 in Conference Room A at ABC Corporation. The meeting was called to orderで「会議が開始された」 AMはam, AM, a.m.のいずれも可。一貫して使う
Present 出席者の名前と役職。フルネームで肩書きも入れる Toru Tanaka, Facilitator 肩書きは丸括弧またはコンマで区切って入れる Miki Yamamoto, Secretary Koji Naito, Board Member Minoru Kimura, Board Member Yumi Nakano, Board Member John Smith, Executive Director
Absent 欠席者氏名 James Taylor, Marketing Manager
Approval of Minutes 前回の議事録の承認がある場合に記載 The minutes of the previous meeting were unanimously approved as distributed.
Business from the Previous Meeting 前回会議からのつながりを記載 The budget for 2019 has been finalized, and was distributed at this meeting by Koji Naito. He ran through a list of the items, and other board members asked questions. The main change from 2018 budget was an increased marketing spend. The motion to accept the revised budget was seconded and passed. second =「賛同する」、pass =「通過する」など議事録頻出の動詞を習得する
New Business 必要に応じた見出しを入れる Marketing plan for our vehicle alert system using artificial intelligence (AI): Postponed for next meeting as James Taylor was absent.
Addition to the Agenda Yumi Nakano made a motion that pre-paid maintenance services for specific products (series 100, 200, and 300) be discussed. John Smith dismissed the motion, and proposed adding it to next month’s meeting instead. Koji Naito seconded that motion, and it was added to the agenda for next meeting. dismiss =「否決する」
Agenda for Next Meeting Marketing Plan for Vehicle Alert System Using AI Pre-Paid Maintenance Service for Series 100, 200, and 300
Adjournment Meeting was adjourned at 1:00 PM by Toru Tanaka. Next meeting will be at 11:00 AM on May 25, 2019 at ABC Corporation.
議事録には「会議」＝meetingが頻出するため、meetingの冠詞を省くことが可能。 例：Meeting was adjourned. やIt was added to the agenda for next meeting.
Minutes submitted by: Miki Yamamoto 議事録記録者の名前 Approved by: John Smith 承認者の名前 |
|
例2：顧客打ち合わせ（Client meeting, special）
会議の種類は「特別（special）」。
|
作成例：表に記入。説明に下線
MEETING MINUTES
|
Meeting Name: |
Client meeting (special) 会議の名称、会議の種類 |
|||||||
|
Date of Meeting: (MM/DD/YYYY) |
12/15/2019 開催日（月/日/年） |
Time: |
1 pm to 2 pm 開催時間 |
|||||
|
Minutes Taken By: |
Manabu Fujita |
Location: |
Seminar Room at Company Y, Osaka Office開催場所 |
|||||
|
1. Meeting Objective 会議の目的 |
||||||||
|
To plan for joint development of the new home projector To set the schedule for development and patent filing
|
||||||||
|
2. Attendees 出席者 |
||||||||
|
Name 出席者名 |
Department/Division/Title 所属や肩書き |
メールアドレス |
Phone 電話番号 |
|||||
|
Atsushi Mizuno |
Sales Department, Company Y |
mizuno@company-y.co.jp |
090-123-4567 |
|||||
|
Ayumi Yamamoto |
Development Department, Company Y |
090-234-5679 |
||||||
|
Manabu Fujita |
IP Department, Company Y |
090-456-7891 |
||||||
|
Mr. Kim Lee |
Company Z, Sales Department |
090-567-8912 |
||||||
|
Mr. Young Hee |
Company Z, Development Department |
hee@company-y.co.jp |
090-678-9124 |
|||||
|
3. Agenda and Notes, Decisions, Issues 議題・メモ・決定事項・話題など |
||||||||
|
Topic |
Responsibilities 責任の所在（担当者・担当部門） |
Time 時期 |
||||||
|
Prototyping to be complete in May 2020 and to be tested in May-July 2020 |
Mr. Young Hee, Company Z |
May-July 2020 |
||||||
|
For patent co-filing, prior art search to be complete by Dec 2020, and patents to be filed by June 2021 |
Manabu Fujita, IP Department, Company Y |
June 2021 |
||||||
|
Define users and analyze user needs |
Atsushi Mizuno, Sales Department, Company Y |
January 15, 2020 |
||||||
|
4. Action Items 今後のアクション |
||||||||
|
Action アクション |
Responsibilities 責任の所在（担当者・担当部門） |
Due Date 期日 |
||||||
|
User analysis (define users and analyze their needs) |
Atsushi Mizuno, Sales Department, Company Y |
January 15, 2020 |
||||||
|
Prototyping |
Mr. Young Hee, Company Z |
May 2020 |
||||||
|
Testing prototypes (starting in May 2020) |
Mr. Young Hee, Company Z |
May-July 2020 |
||||||
|
Prior art search |
Manabu Fujita, IP Department, Company Y |
Dec 2020 |
||||||
|
Patent filing |
Manabu Fujita, IP Department, Company Y |
June 2021 |
||||||
|
5. Next Meeting (if applicable) 次の会合（予定があれば記入） |
||||||||
|
Date: (MM/DD/YYYY) |
01/31/2020 |
Time: |
1 pm to 2 pm |
Location: |
Conference Call 電話会議 |
|||
|
Objective: 目的 |
Discuss user needs and any potential issues regarding home projector project |
|||||||
【議事録】の作成ポイント
- 基本情報（会議の名称・日時・場所・参加者と欠席者）→会議の議題・目的→会議の経過と決定事項→アクションを書く。
- 報告内容を不足なくかつ簡潔にまとめる。
- 英語表現の悩みを次のように解決する。
・報告内容は「～した」と過去形で列挙。
・決定予定のことや目的はTo…（～すること）の書き出しが可能。
・箇条書きする場合に、完全な文章で書くか短縮するかのスタイルを選択。短縮する場合には①主語を省いて動詞の過去形で開始。be動詞は省く、②主語から開始しbe動詞のみを省く。主語の冠詞省略可、③全体を名詞形とする。なお、完全な文にはピリオドを付し、短縮型はピリオドの有無を一貫して選択する。
・特定の用語（例：adjourn = 休会する、second/approve = 決議に賛成する）に慣れる。
「議事録」は今回で終了です。次回は「マニュアル」を扱います。
本連載に関してご意見やご感想があれば、nakayama@jstc.jp（中山裕木子）までお寄せください。
お詫びと訂正
第5回記事において、次の2点の誤りがありました。ここにお詫びと訂正申し上げます。下線が修正箇所となります。
【メールの基本フォーマット】
誤 4. 結び Regards, Best Regards, やSincerely,（正式）
正 4. 結び Regards, Best regards, やSincerely,（正式）
誤 Dear Ms. Smith,
Dearで呼びかけるのが正式。コンマで区切る。さらに正式な表現にはセミコロンもある（Dear Ms. Smith;）。
正 Dear Ms. Smith,
Dearで呼びかけるのが正式。コンマで区切る。さらに正式な表現にはコロンもある（Dear Ms. Smith:）。
出典：工業英語ジャーナル 2019年9月号