日本能率協会　JSTC技術英語専任講師　中山裕木子

製品の使い方を説明する「マニュアル」を取りあげます。

 

【マニュアルは手順の説明書】

マニュアル（manuals）は、製品の使い方や交換方法、保守方法といった手順を説明する文書です。読み手が手順に従えるように明快に書きます。また、必要な情報が見つけやすく、意図する読み手に動作が伝わるように書きます。

マニュアルの文体の特徴は、動作を促す命令文を使うことです。動詞から文をはじめる命令文、例えばUnplug the power cord.（電源コードを抜いてください）の本来の主語は「あなた」です。命令文は、通常の文You unplug the power cord.から動作を促す相手であるYou（あなた）を省略した形と理解しておくとよいでしょう。

 

【マニュアルの基本フォーマット】

表題（何のどのようなマニュアルか。例：Instruction Manual） 手順を行う前に必要な事項（部分の名称や動作に必要な道具、危険事項への注意喚起。図や写真も掲載可） 手順の説明（手順の見出しと必要な数の操作ステップ。画像も入れて分かりやすく      How to _______________________（～の方法）　動名詞（___ing）で開始も可能      1. 動詞で開始して動作を促す      2.      3.      … 製品の製造者の連絡先（読み手が製品に関して困ったときや製品を注文したいときの連絡先）      Phone: 075-666-7777      Fax: 075-666-8888      Webpage: www.manualcompany.com      Email: info@manualcompany.com

 

 

【マニュアルの表現ポイント】

操作手順の見出しは4種から選ぶ

①「～の仕方」を表すHow to…または②「～するために」を表すTo…が使えます。または、③「～する」を表す動名詞（…ing）で開始して直後に目的語を置きます。短く表せる内容の場合には、④「XX assembly（～の組み立て）」や「XX setup（～の設定）」のように名詞の羅列を見出しとすることもできます。

		例：自転車の組み立て方
①	How to______（動詞の原形）	How to assemble your bike
②	To______（動詞の原形）	To assemble your bike
③	...ing（動名詞で開始）______（動名詞の目的語）	Assembling your bike
④	______________（名詞を1～3語羅列）	Bike assembly

 

 

具体的な動詞で指示を出す

命令文を使って動作を指示する場合には、行うべき動作を具体的に頭に描ける動詞を選択することが重要です。比較しましょう。

電源コードをコンセントから抜いてください。 Take off the power cord from the electrical outlet. Unplug the power cord from the electrical outlet.

動詞take (+off)（取る）よりもUnplug（電源プラグを抜く）では、具体的な動作を読み手が頭に描けます。

 

試験管の口にセロファンを付けて輪ゴムで止めてください。 Put a piece of cellophane on the mouth of the test tube. Secure the cellophane piece with a rubber band. Wrap a piece of cellophane over the mouth of the test tube. Secure the cellophane piece with a rubber band.

動詞put（置く）よりもwrap（包む）のほうが具体的な動作が伝わります。

 

指示文以外ではyouやyourで「あなた」を巻き込む

マニュアルでは「あなた」に話しかけるように指示を出します。動作を指示する文ではYouを書かずに命令文の形としますが、それ以外の随所では「あなた」を登場させることができます。

▶ You may…で「～してもよい」を表す

To keep the battery fully charged at all times, you may keep Toothcare on the charger when not in use.

バッテリーを常に充電しておくために、Toothcareの不使用時にも充電器に設置しておくとよい。

After cleaning, you may reset the refrigerator to the desired temperature and put the food back in.

清掃が終わったあとは、冷蔵庫を所望の温度に設定して、食品を戻すことができます。

 

▶「～により～ができます」に「主語＋allow/enable you to…」

Wi-Fi allows you to wirelessly connect your personal computer to the Internet.

Wi-Fiを使えばPCをネット接続することができます。

The application enables you to select and set up your printer before printing.

本アプリにより印刷前にプリンタを選択して設定できます。

 

▶「あなたの～」を表すyourで話しかける

The application sends your printout directly to your default printer using the current printer settings.

本アプリにより、（あなたの）印刷物を（あなたの）初期設定プリンタに現在の印刷設定を使って直接送ることができます。

The application prompts you to save your changes.

本アプリにより、（あなたの）変更を保存するように指示されます。

 

▶「もしあなたが～なら」を表すif/when you…で話しかける

If you continue to have problems, please read the warranty card and contact the service department.

問題が続くようであれば、保証書を確認いただき、サービス部門へ連絡ください。

warranty card = 保証書

Remove the travel cap from your brush head when you are ready to brush.

歯磨きの準備ができたら、ブラシヘッドから旅行用キャップを外してください。

 

ステップは時間順に並べる。時間的な流れを助ける言葉【and thenやbefore, after, until, to不定詞】を使ってOK

操作の手順は抜けがないように時間順に並べます。これをすればこれが起こる、次に何をする、といった具合に時間経過に沿って書きます。

 

 

▶ 1つのステップには1つの動作が基本。動作によって起こる結果を追記可能

ヘッダーの位置でダブルクリックしてください。ヘッダーがハイライトされ、編集可能になります。

 

 

▶ 1つのステップにand thenを使って連続性のある2つの動作をまとめることも可能

変更する文字を選択し、置換する文字を入力してください。

 

▶ 時の流れを表すbeforeで次に行う動作を書く

マニュアルは前から時間順に読むことが想定されるため、before…つまり「～する前に」を使って、次の動作に先立つ指示を出します。

 

Click Yes to save the WIN study before returning to the start page.

WIN studyを保存するためにYesをクリックしてからスタートページに戻ってください。（＝スタートページに戻る前にWIN studyを保存するためにYesをクリックしてください。）

 

Place the brush head in your mouth before turning on your Toothcare and keep your mouth

closed during brushing, otherwise toothpaste may splatter.

ブラシヘッドを口に入れてからToothcareの電源を入れてください。歯磨き粉が飛び散ることがありますので、口を閉じて歯ブラシをしてください。

 

▶ 既に行った動作の繰り返しにはafterが可能

前から読んで動作を行うマニュアルでは、既に動作をしたあとに、afterを使って「～した後に」と未着手の動作が記載されると困ります。そこで、afterを使う場合には、文頭に置いて別の動作を行う前に先に読ませるか、または文の後半に使う場合には、その動作が既に先行するステップで指示済みなど、これから行う動作ではないことを確認して使います。

 

After the 2-minute brushing cycle is complete, additional time should be spent brushing the

chewing surfaces of your teeth.

2分間の歯ブラシ時間が完了すれば、さらに時間を加えて噛む部分のブラッシングをします。

＊前に置いてafterを使う

 

Rinse brush head and bristles after each use.

使用の都度、ブラシヘッドと歯の部分をすすいでください。

＊「使用」については先に説明があるのでafterを使ってOK

 

Click anywhere except in the header after editing.

編集が終われば、ヘッダー以外の箇所をクリックしてください。

＊「編集」について先行するステップで指示済み

 

▶「～まで～し続ける」表すuntil

untilを使って「～まで継続して～し続ける」を表すことで、動作の到達点を表すことができます。

 

Increase the current gradually until the winding temperature reaches 90°C.

巻き取り温度が90°Cになるまで電流を徐々に増加させてください。

 

▶ 未来を表す「to不定詞」で、動作によって起こる内容を動作の前に書いておく

To remove the fan from the heat sink, remove the four screws securing the fan in place.

ヒートシンクからファンを外すには、ファンを固定しているネジ4本を外します。

 

＊行う動作に対して何が起こるかを未来表現であるto不定詞を使って動作に先行して書きます。Remove the four screws securing the fan in place to remove the fan from the heat sink. のように、動作を行ってから何が起こるかわかる、という書き方は読み手に不親切なため避けます。

 

禁止事項・注意喚起の標識

マニュアルでは禁止事項や危険への注意喚起を行います。重要度が高い順から低い順にDANGER（危険）、WARNING（警告）、CAUTION（注意）、NOTICEまたはNOTE（注記）により危険源を読み手に認識させます。標識は米国の労働安全衛生庁（OSHA: Occupational Safety and Health Administration）や米国国家規格協会（ANSI: American National Standards Institute）による規定に従います。ANSIによる規格ANSI Z535.5は次の通りです。

 

ANSI規格Z535.5

DANGER

危険：回避しないと死亡または重傷を招く差し迫った危険な状況を指す。極度に危険な状況に限って使用する。

• Danger: Indicate[s] a hazardous situation which, if not avoided, will result in death or serious injury. The signal word "DANGER" is to be limited to the most extreme situations.

• WARNING

警告：回避しないと死亡または重傷を招く可能性がある差し迫った危険な状況を指す。

• Warning: Indicate[s] a hazardous situation which, if not avoided, could result in death or serious injury.

 

CAUTION

注意：回避しないと軽傷または中程度の傷害を招く可能性がある危険な状況を指す。

• Caution: Indicate[s] a hazardous situation which, if not avoided, could result in minor or moderate injury.

 

NOTICE

注記：身体傷害に関係しない習慣的行為について注意喚起する。

• Notice: [this header is] preferred to address practices not related to personal injury.

 

 

• ▶ 安全事項（禁止事項・注意事項）を記載する

  製品が本質的に有する危険源や注意事項を適切な警告標識とともに読み手に伝えます。禁止事項を表す際には否定の命令文Do not…やNever…を使います。「～する恐れがある」は命令文ではなく平叙文を使い、助動詞mayを使って起こり得る可能性を表します。また、否定のnotを使わずに、Avoid…（～するのを避ける）やDiscontinue…（～を継続しない）といった動詞を使うことで「～を避ける」や「～の使用をやめる」を表すこともできます。

Neverで開始

WARNING

Never work alone on a high-voltage circuit. Always work with at least one other person.

警告：高圧回路は一人で作業せず、必ず複数名で作業してください。

 

CAUTION

Never leave the tool unattended while the motor is on.

注意：モータの作動中に機器から離れないでください。

 

Do notで開始

CAUTION

Do not plug or unplug with wet hands. It may cause an electric shock.

注意：濡れた手で電源プラグを抜き差ししないでください。感電する恐れがあります。

Do not stand on or place objects on the motor.

モータの上に乗ったり物を置いたりしないでください。

 

助動詞mayで「～する恐れがある」を表す

DANGER

The product uses fl­ammable gas. Failure to comply with these warnings and instructions may result in an explosion or fire that may cause property damage, serious personal injury or death.

危険：本製品は可燃性ガスを使用しています。本マニュアルに記載の警告および指示に従わなかった場合、爆発や発火の恐れがあり、物品の損傷、重大な身体傷害、死亡事故を招く危険があります。

 

Avoidで「～を避ける」

Avoid contact with energized circuits and rotating parts.

通電中の回路や回転している部分に触れないでください。

 

冠詞を適切に使う・または冠詞をカットする

▶ 冠詞の基本を守る

＜ポイント1＞　そこにあるものにはtheを使う

Remove the lid of the battery compartment.（電池室の蓋を外してください）

       ×Remove a lid of the battery compartment.

       電池室には蓋があるのに不定冠詞aは不可。

 

＜ポイント2＞　あるかどうかわからないもの、製品に付属しないものには不特定表現を使う

For a distant outlet, use an extension cord.（電源コンセントが遠い場合には、延長コードを準備して、使ってください）＊For a distant outlet, の不定冠詞aで条件を表す

       ×For the distant outlet, use the extension cord.

       「電源コンセントが遠いこと」が前提となり不適切。また、延長コードにtheを使うと製品に付属していることになる。ユーザが準備する場合には不適切。

 

Use two AA batteries to power the LEDs.（LEDの駆動には単三電池2本を使ってください）

       ×Use the two AA batteries to power the LEDs.

       「単三電池」を準備して使う場合、また付属している場合であっても準備する電池と入れ替え可能な場合theは不適切。

 

＜ポイント3＞　冠詞の省略は難しい。説明する製品のみの省略でOK。

Do not continue to use product if any failure occurs.（問題が起こったら製品の使用をやめること）

* Do not continue to use the product if any failure occurs.のように冠詞を省略しなくてもよいが、省略しても「該当製品であること」がわかるので省略可能。基本的に「省略してもわかるもの」の冠詞を省略できるが、判断が難しい場合には省略しない。マニュアルが説明する製品については、the付きであることがわかっているため、theを省略してよい。

 

マニュアルに記載する手順のサンプル

平易で具体的な動詞を使って表現する手順の説明を確認しておきましょう。

 

サンプル1

ワイヤの挿入方法 マイナスドライバを使ってコネクタ取外し部を押してください。 取外し部を下に押し下げた状態でワイヤを挿入してください。 接続を確認してください。   How to Insert the Wire Press the connector release with a flathead screwdriver. While holding the release down, insert the wire. Check the connection.

 

サンプル2

自動原稿送り装置（ADF）に原稿をセットする方法 調整式原稿ガイドを原稿サイズに合わせてスライドさせてください。 原稿を表面を上にして送りトレイにセットしてください。 調整式原稿ガイドを原稿の端部に合わせるようにスライドしてください。   To load the document into the ADF Slide the adjustable document guides to fit the size of the document. Load the document face up in the document feed tray. Slide the adjustable document guides against the edges of the document.

 

 

サンプル3

ヘッダーの編集方法 ヘッダーの位置でダブルクリックしてください。ハイライトされ、編集が可能になります。 変更する文字を選択し、置換する文字を入力してください。 編集が終わったら、ヘッダー以外の箇所をクリックしてください。   Editing the header Double-click in the header. The header is highlighted for editing. Select the text to change, and then type the replacement text. Click anywhere except in the header after editing.

 

 

サンプル4

トランスの電池の装着 トランスの電源コードをコンセントから抜いてください。 トランスの電池室の蓋を開けてください。 9V電池2本をトランスに装着してください。 電池室の蓋をしてください。 注意：長時間（1時間以上）装置の電源を抜いておく場合には、トランスの電池は外してください。装置使用中でなくても電池が減っていきます。   Transformer Battery Installation Unplug the external transformer power cord from the electrical outlet. Open the battery door on the external transformer. Install two 9V batteries into the external transformer. Replace the battery door. NOTE: If you unplug your machine for an extended period of time (more than one hour), remove the batteries from the external transformer. The machine will draw power from the batteries even when not in use.

 

【マニュアル】の作成ポイント

• 過不足なく手順が明快に伝わるように書く。
• 具体的な動詞を使って、短い命令文で明確な指示を出す。
• 時間順にそって、読み手が手順に従えるように書く。

• 「マニュアル」は今回で終了です。次回は「仕様書」を扱います。

• 出典：工業英語ジャーナル　2019年12月号