日本能率協会　JSTC技術英語専任講師　中山裕木子

製品が満たすべき要件を記載する「仕様書」を取りあげます。

 

【仕様書は満たすべき要件を規定】

製品やサービスを開発する際、備えるべき機能や性能、特性、満たすべき要件を記載する仕様書（specifications）は、開発対象を明確化して関係者間で共有するための文書です。発注者と受注者が異なる場合には、仕様書は契約書の一部としての役割も果たすため、誤解が生じないように作成します。

仕様書は、目的の開発品がどうあるべきかを不足なく記載することが重要です。分野の専門家の読み手を想定し、適切な専門用語を使って書きます。必要に応じて文を長めに構成することも可能です。満たすべき設計値などに誤記が発生しないように細心の注意を払い、表記の決まりも満たして書きます。さらには、記載内容が満たすべき要件なのか、または推奨事項なのかがわかるよう、義務を表す助動詞の正しい理解も大切です。

 

【仕様書の基本フォーマット】

表題 Specification(s) for ______（開発品）や______（開発品名）Specification(s) 仕様書の適用範囲 The Specification covers __________.やThis Specification defines/covers the requirements for _________. 必要に応じて略語（頭字語と略語）や用語を定義 Acronyms and Abbreviations 例： IES    Illuminating Engineering Society   （照明学会） LED   light-emitting diode                      （発光ダイオード） Definition The term _____ refers to ___________. 　繰り返し出てくる用語を定義 仕様（図表、文章により要件を記述） Description General Requirements（満たすべき要件）満たすべき要件を表す助動詞shallを使う Materials（材料） _____（主語）shall _______.と各項目に必要な要件を記載 Fabrication（製造） Testing（検査） Storage and Shipping（保管と出荷） その他の表現： 文頭にUnless otherwise specified,（特に指定しない限り）を置いて、原則と異なる方法を規定できる。 他の標準や仕様を引用する際にはconforming to, as specified in, in accordance withが使える。同一仕様書内の言及はas specified herein 仕様書で使うshall以外の助動詞には、will（予定）、may （選択可能な事象）、should（推奨事項に使う）がある。

 

 

アメリカMIL規格から学ぶ仕様書の表現

アメリカ国防総省が制定したアメリカ軍の資材調達に関する規格であるMIL規格（ミル規格：United States Military Standard）のMIL-STD-961D: 4.9.6 Commonly used words and phrasesより、仕様書の作成において参考となる情報を記載します。英文は割愛します。

 

【助動詞】

▶ shall

要件の記載箇所にも試験手順の記載箇所にも、要件にはshallを使う。

例：要件の記載箇所　The gauge shall indicate…

試験手順の記載箇所　The indicator shall be turned to zero, and 220 volts of alternating current shall be applied.

命令文を使って試験手順を表す場合には、はじめにshallを使った一文を入れて要件であることを示しておく。例：The following test shall be performed. その後でTurn the indicator to zero and apply 220 volts of alternating current.

 

▶ will

助動詞willは契約書作成側が宣言する場合に使う。

 

▶ should, may

shouldとmayは要件ではない項目に使う。

 

▶ must

mustは要件に使用すべきではない。要件にはshallを使う。*

*筆者注：shallと同等の意味を表すmustの使用も昨今増えていますが、同文書内での混在は避けます。

 

▶ should, shall

文書において「要件」か「指針」かを明確に区別する。要件にshall、指針にshouldであることに注意する。

 

【他の表現】

▶ conforming to, as specified in, in accordance with

引用文献に対して、conforming to（～に従って）、as specified in（～に記載の通り）、in accordance with（～に従って）を使うこと。文書内で一貫した引用表現を使う。

 

▶ Unless otherwise specified

原則と異なる別の方法を規定する場合には、文頭にUnless otherwise specified（特に指定しない限り）を使う。この句は必ず文頭におき、好ましくはパラグラフの頭に置く。

 

▶ as specified herein

仕様書内で規定した要件について、規定箇所が明示され特定しやすい場合には、as specified herein（本仕様書に規定しているとおり）とすれば十分である。

 

▶ compliance with, conformance to

determine compliance withとdetermine conformance to（いずれも「準拠性を判断する」）を使う。determine compliance toは不可。一貫して使う。

 

▶ not greater than, not less than

「上限」と「下限」には、shall be not greater thanとshall be not less thanを使う。

 

▶ drawing, bulletin, specification

図面（drawing）や公示（bulletin）を特定する情報と合わせて記載するときには、DrawingやBulletinのように頭を大文字にする。仕様・規格・ハンドブックの場合は「仕様」「規格」といった言葉自体を含めずに、特定情報のみとする。つまりMIL-E-000のみとし、specification MIL-E-000としない。

 

▶ figure, tableの前置詞

図（figure）と表（table）に使う前置詞はon a figureとin a tableとする。

 

▶ flammable, nonflammable

「可燃性」にはinflammableではなくflammableを使い、「不燃性」にはunflammableやnoninflammableの代わりにnonflammableを使う。

 

▶ 曖昧表現を避ける

曖昧な表現、and/or, suitable, adequate, first rate, best possibleは避ける。e.g., etc., i.e.も避ける。

 

仕様書のサンプル

短い仕様書を英語で作成してみましょう。適切な見出しと要件を表す英語表現（助動詞shall）を使って作成しましょう。

街灯の仕様書 仕様書の適用範囲 街灯に使用する鉄柱の設計、製造、試験、供給に関する要件を規定する。 概要 本街灯は、風速160km/時間の風に耐えうるように設計、製造する。本街灯に使用する鉄柱は、ISO9001:2000の品質を満たす業者により製造する。 街灯 街灯の鉄柱に使用する鉄管は、引張強さの最小値が42 kg/mm2とする。鉄管の供給者は、負荷に耐えうる強度を確保すること。 鉄柱には亜鉛めっき鉄板を使用し、めっきの膜厚は、管の内側・外側ともに重量460 gm/m2以上とする。 各鉄柱は厚さ3 mm以上の天板を備え、天板は鉄柱の上端に溶接する。また、各鉄柱には底部に基板を溶接する。基板のサイズは設計要求に応じて決定する。 鉄柱の公差 公差は以下の通りとする。 直径：±1% 重量：各鉄柱につき±1% 厚さ：±1% 街灯の試験 各製造ロットから指定数の鉄柱を選択し、たわみ試験、永久たわみ変位試験、落下試験を行う。試験の詳細は別文書に記載する。試験に不合格となった鉄柱がある場合、同ロットからさらに2本の鉄柱を追加して試験を行う。追加した鉄柱の両方が不合格となった場合には、試験材料が仕様書を満たさないと判断する。

Specification for Street Light Poles Scope: This specification covers the design, fabrication, testing, and supply of steel poles to be used for street lights.【定番表現で仕様書を開始】   Description: The steel street light pole shall be designed and fabricated to withstand a wind velocity of 160 km/hr. The steel tubular poles shall be manufactured by a company approved to satisfy ISO 9001:2000.【助動詞shallを使って要件を述べる】   Street Light Pole Description The steel street light poles shall be designed using steel tubing made of steel with a minimum tensile strength of 42 kg/mm2. The supplier shall determine the adequacy of the component tubing for the load to be sustained.   The street light poles shall be fully galvanized with a minimum coating weight of not less than 460 gm/m2 internally and externally.   Each street light pole shall have a steel top plate with a minimum thickness of 3 mm welded to the top end, and a base plate welded to the bottom. The size of the base plate shall meet design requirements.【Each street light poleに視点をおき、平易な動詞を使って記載】   Street Light Pole Dimensional Tolerances The following tolerances shall be maintained:【数値の羅列の前にshallを入れる】  Tolerance on diameter: +/-1%  Tolerance on weight: +/-1% per pole  Tolerance on thickness: +/-1%   Tests The deflection test, permanent set test, and drop test shall be performed for selected poles from each production lot. Details of the tests are specified in separate documents. If any of the poles selected fails to pass the tests specified, two further poles shall be selected for testing from the same lot. If the additional poles fail, the test material shall be deemed as not complying with these specifications.【各文は多少長くてもOK。正しく描写する】

 

【仕様書】の作成ポイント

読み手である技術者に情報が不足なく伝わるように書く。
助動詞shallで要件を表す。
助動詞shouldで推奨事項、mayで選択可能な事項を表す。

「仕様書」は今回で終了です。
本連載に関してご意見やご感想があれば、nakayama@jstc.jp（中山裕木子）までお寄せください。

＜参考文献＞

MIL-STD-961D: 4.9.6 Commonly used words and phrases

https://www.product-lifecycle-management.com/download/MIL-STD-961E.pdf

 

【終わりに】

仕様書は「どうあるべきか」、マニュアルは「どうするべきか」を書く

前回はマニュアル、今回は仕様書を取りあげました。2017年より形式が変わった工業英検1級（2020年より技術英検プロフェッショナルに相応）でも、仕様書やマニュアルの出題が過去にありました。各文書の読み手と特徴をとらえて、文書が目的を果たせるよう適切に作成する問題です。1つを例にとって、解いてみましょう。

The following is an excerpt from specifications for a protection guard. Define the requirements in English in a correct, clear, and concise format.

防護フェンス：

機械のオペレータや機械設置場所にいる従業員を、回転パーツや飛散する切りくずなどの危険から守るため、防護フェンスを設置しなければならない。防護フェンスには、出入口のドアの開放時には全ての機械機能を停止するインターロックを設ける。防護フェンスは、表10に記載する寸法および強度の要件を満たすものとする。

2017年11月実施 工業英検1級 問題V

ステップ1：仕様書には「製品が満たすべき要件」を書きます。まずは要件をリストします。

本製品（防護フェンス）が満たすべき要件：

-  機械オペレータや機械設置場所の従業員を回転パーツや飛散する切りくずなどの危険から守るために設置

-  出入口のドアの開放時に全ての機械機能を停止するインターロックを設ける

-  表10に記載する寸法および強度の要件を満たす

 

ステップ2：主語（視点）を製品「防御フェンス(A guard fence)」に定め、義務を表す助動詞shallを使って要件を書きます。

-  A guard fence shall _____________________.

-  The guard fence shall _____________________.

-  The (guard) fence shall _____________________.

 

仕様書の英文例（著者による）：

A guard fence shall be installed to protect machine operators and workers around the machine from the rotating parts of the machine or from flying debris produced during operation. The guard fence shall have an interlock to stop all the machine operations when the entry door is open. The fence shall meet the dimensional and strength requirements as specified in Table 10.

 

問題の公式解答はこちらです。

Guard fence:

A guard fence shall be installed to protect the machine operator and other workers in the surrounding area from the rotating parts and scattering chips. The fence shall have an entrance door, which shall be interlocked with the machine functions. Specifically, all the machine functions shall halt while the door is open. The fence shall satisfy the requirements of dimensions and strength described in Table 10.

 

仕様書・マニュアルのワンポイント

仕様書は、開発品のあるべき姿、つまり到達点を記載します。どうやってそれを満たすか、という方法ではなく、どうあるべきかを定義する点において、仕様書は、製品マニュアルと異なります。上記Guard fenceに関する文書が仕様書ではなくマニュアルであったら、使用する文体も平叙文から命令文に変わり、内容も「どうあるべきか」から「どのようにすべきか」へと変更となります。

本連載では、メール・議事録・マニュアル・仕様書などの各種文書の特徴を取りあげてきました。正確、明確、簡潔に書くことを基本として、あとは各文書の文体に合わせて調整して仕上げることができれば、どのような技術文書も適切に作成することができます。この先プロポーザル、製品説明・報告書、論文…と続ける予定をしていたのですが、工業英語ジャーナルが新しくなるとのことで、本連載は一旦終了とさせていただきます。

 

出典：工業英語ジャーナル　2020年3月号